Gestionale su misura: quanto costa e quando conviene davvero

Molte piccole e medie imprese pagano ogni anno la licenza di un gestionale che fa cento cose, di cui ne usano dieci. Le altre novanta le fanno ancora su Excel, su carta o a memoria. Prima o poi arriva la domanda: conviene farsi fare un gestionale su misura?

La risposta onesta è: dipende. Ecco come capirlo.

Quando un gestionale su misura conviene

Conviene quando almeno due di queste cose sono vere:

• Il vostro modo di lavorare è particolare. Vendita in mobilità con i camion, consegne con regole tutte vostre, prodotti con varianti che i programmi standard non gestiscono.
• Usate metà del gestionale e l’altra metà la fate a mano. Fogli Excel paralleli, copie di dati da un programma all’altro, stampe da ricompilare.
• La licenza costa più di quanto rende. Paghi funzioni che non usi, o moduli aggiuntivi per ogni piccola esigenza.
• Serve qualcosa che funzioni dal telefono, anche senza rete: in magazzino, in furgone, da un cliente.

Non conviene, invece, per le attività molto standard e regolate, come la contabilità e la fatturazione elettronica: lì i software esistenti fanno bene il loro lavoro e conviene collegarli, non sostituirli.

Da cosa dipende il costo

Il prezzo di un gestionale personalizzato dipende soprattutto da quattro cose:

Fattore	Perché pesa
Quante funzioni servono	Ogni schermata, ogni documento, ogni regola è lavoro in più
Quante persone e ruoli	Magazzino, ufficio, agenti: ognuno vede cose diverse
Funzionamento senza rete	Un’app che lavora offline e poi si sincronizza è più complessa
Dati da importare	Portare dentro anni di Excel disordinati richiede tempo

Poi ci sono i costi mensili: l’hosting, cioè il server dove gira il gestionale. Per una piccola azienda di solito parliamo di poche decine di euro al mese, intestati all’azienda.

Come non spendere troppo

Il modo più sicuro è lavorare a fasi:

1. Versione essenziale: solo le funzioni senza cui non si lavora. La si mette in uso il prima possibile.
2. Uso reale: qualche settimana di lavoro vero, annotando cosa manca davvero (spesso è diverso da quello che si pensava all’inizio).
3. Seconda fase: solo le funzioni che l’uso ha dimostrato necessarie.

Ogni fase ha un prezzo fisso. Decidi tu se e quando proseguire.

Il gestionale perfetto non è quello con più funzioni, ma quello che il magazzino usa senza lamentarsi.

Un esempio reale

Un grossista di piante ornamentali ogni mattina manda i camion a vendere ai fioristi. Aveva bisogno di tenere insieme magazzino, merce caricata e vendite, e di farlo anche dal telefono, lontano dall’ufficio e spesso senza rete. Il gestionale è nato da lì: poche cose, quelle che servivano davvero. Fatture e contabilità sono rimaste sui sistemi di sempre.

Una cosa da pretendere sempre

Qualunque fornitore scegliate, il gestionale deve essere vostro: codice, dati e hosting intestati all’azienda, con la documentazione. Così, se un giorno cambiate fornitore, il gestionale resta e qualcun altro può continuare a farlo crescere.

Se vuoi capire se nel tuo caso conviene, raccontami come lavorate: trovi tutto nella pagina Gestionale su misura.