Automazione delle fatture fornitori: da dove partire in una piccola azienda

In molte piccole aziende c’è una persona che, ogni settimana, apre le fatture dei fornitori una per una, ne copia i dati in un foglio o nel gestionale, salva il PDF in una cartella e segna la scadenza del pagamento. È un lavoro preciso, noioso e soggetto a errori di battitura.

La buona notizia: in Italia le fatture tra aziende sono elettroniche, cioè file con dati già strutturati. Copiarle a mano significa ribattere informazioni che un computer può leggere da solo.

Cosa si può automatizzare

Un flusso tipico fa questo, da solo:

1. Raccoglie le fatture ricevute, dal canale da cui arrivano (la casella di posta certificata, il portale del proprio intermediario, una cartella condivisa).
2. Legge i dati: fornitore, numero, data, imponibile, IVA, totale, scadenza.
3. Archivia il file con un nome chiaro, nella cartella giusta (per fornitore, per mese).
4. Registra una riga in un foglio di calcolo o nel gestionale.
5. Avvisa quando una scadenza si avvicina, o quando qualcosa non torna (un importo diverso dall’ordine, un fornitore nuovo).

Serve l’intelligenza artificiale?

Spesso no. Il file della fattura elettronica ha già i campi al loro posto: basta leggerli. L’intelligenza artificiale serve per i documenti scritti in modi sempre diversi, per esempio le fatture estere in PDF o le note allegate. È un buon esempio di una regola che vale sempre: la soluzione giusta è la più semplice che funziona.

Cosa non toccare

L’automazione si occupa della parte ripetitiva. Restano dove sono:

• la conservazione a norma delle fatture, che fa già il vostro intermediario o il servizio che usate;
• la contabilità, che resta al commercialista o al software di contabilità;
• le decisioni: pagare, contestare, sollecitare.

Prima di cominciare, conviene sentire il commercialista: a volte basta che il flusso prepari i dati nel formato che usa lui per risparmiare tempo anche a lui.

Da dove partire

1. Conta quante fatture ricevi al mese e quanto tempo ci vuole per ognuna.
2. Guarda da dove arrivano: un solo canale o tanti?
3. Decidi dove devono finire i dati: un foglio, il gestionale, il software del commercialista.

Con queste tre risposte si capisce in mezz’ora se l’automazione conviene. È proprio il tipo di lavoro che descrivo nella pagina Automazioni su misura.